Les tableaux croisés dynamiques : accessoire ou indispensable
Les TCD : un thème de formation récurrent
Lorsque j’aborde le sujet des formations Excel avec mes clients ou futurs clients et que nous évaluons ensemble leurs besoins, invariablement les tableaux croisés dynamiques arrivent très vite dans la conversation et ce, quelque soit le niveau des stagiaires concernés. Comme si les TCD étaient l’outil incontournable, l’outil à connaître absolument et par tout le monde.
Alors oui le tableau croisé dynamique est un outil formidable. Il permet à partir d’une liste de données volumineuse d’analyser et de synthétiser ces données rapidement en quelques clics pour en générer une nouvelle présentation. On obtient ainsi des indicateurs pertinents qui permettront d’orienter ses décisions. On fait en quelque sorte parler les données .
Bien que plus sophistiqués dans Excel, les tableaux croisés dynamiques sont également disponibles dans LibreOffice Calc sous le nom de tables dynamiques.
Les tableaux croisés dynamiques pour débutants ?
Si l’on construit un tableau croisé dynamique en quelques clics et glisser-déposer, cela signifie que c’est une fonctionnalité facile à utiliser, non ? Eh bien, oui c’est vrai qu’une fois qu’on a compris le principe, on se rend compte que générer un TCD est enfin de compte assez simple. Finalement, pas de quoi en faire la fonctionnalité suprême.
Cependant est-ce vraiment l’outil des débutants ? Eh bien la, la réponse est non. En effet, avant de générer un TCD il faut d’abord s’assurer que les données sources répondent à quelques prérequis et si ce n’est pas le cas être capable d’intervenir sur la liste de données pour la nettoyer. Et pour cela, il est impératif de maîtriser les formats de données et de savoir exécuter des modifications en masse. Ce qui n’est pas forcément accessible aux débutants ! Mais admettons que les fichiers de données fournis soient toujours propres, prêts à l’exploitation . La construction d’un tableau croisé dynamique pertinent et parlant ne se résume pas à faire des glisser-déposer. Sans même parler de la phase de réflexion préalable, la construction en elle même demande d’être parfaitement à l’aise avec les notions de format, le fonctionnement des tris et des filtres, les mises en forme conditionnelles ou non. Il faut également savoir construire des formules de calcul si l’on veut insérer des champs calculés. Enfin, il faut déjà avoir une bonne pratique des graphiques afin de savoir paramétrer et mettre en forme de façon optimale les graphiques croisés dynamiques. Pour maîtriser tout ça, il faut avoir déjà un peu d’expérience.
Les TCD pour faire quoi ?
Nous avons vu que les tableaux croisés dynamiques servent à exploiter des listes de données Excel à des fins d’analyses. Mais qu’est ce qu’on entend exactement par liste de données ou base de données Excel ?
Il s’agit d’un tableau dans lequel chaque ligne représente un enregistrement contenant toutes les informations sur un produit, une personne, une localité, etc. La première ligne du tableau contient les noms des différents champs ou noms de colonnes et il n’y a pas d’entête de ligne. Ces listes de données peuvent être issues d’un export depuis un autre logiciel.
Prenons l’exemple d’une entreprise qui dispose d’un fichier Excel répertoriant les ventes effectuées chaque jour. Chaque enregistrement de la base de donnée représente une transaction avec toutes les informations comme le nom du produit, la gamme, son prix, la quantité, le point de vente, le jour et l’heure de la transaction.
Grâce aux TCD, il est possible de connaître la répartition des ventes par gamme de produits afin de savoir si toutes les gammes rencontrent une clientèle. En fonction des résultats, on décidera peut être d’adapter ou de supprimer certaines gammes de produits ou de lancer une opération marketing.
Imaginons également qu’on cherche à ajuster les horaires d’ouverture d’un point de vente afin de maximiser sa rentabilité. Il sera aisé avec les TCD de connaître le chiffre d’affaire réalisé par jour et par tranche horaire dans ce point de vente. Ainsi on pourra étendre ou réduire des plages d’ouvertures en se basant sur des critères concrets.
Bref, les tableaux croisés dynamiques peuvent vraiment apporter une aide efficace à la prise de décision si l’on dispose de bases de données à exploiter et que l’on sait exactement quelles informations on veut en tirer. Donc avant d’enclencher une formation sur les tableaux croisés dynamiques, il faut déjà s’assurer que c’est l’outil pertinent, l’outil dont on a besoin.
La mise en forme des données, un détail ?
Les tableaux croisés dynamiques sont donc des outils puissants et attrayants. Pour autant, d’autres outils et fonctionnalités très importants sont trop souvent négligés alors qu’ils contribuent incontestablement à la lecture et l’interprétation des résultats. Car savoir présenter ses données afin qu’elles soient lisibles au premier coup d’œil, ce n’est pas superflu ! Il s’agit de la mise en forme des données et des représentations graphiques et de la mise en forme conditionnelle des résultats. Choisir la mise en forme adéquate pour des tableaux bien lisibles, le type de graphique le plus pertinent en fonction de ce que l’on veut exprimer, mettre en évidence des valeurs clés en fonction de critères définis sont des actions qui donnent de la valeur à une analyse.
Une formation Excel pour être plus productif
Avant de se lancer dans l’apprentissage d’un outil informatique, il faut déjà avoir une bonne vision de ce que ce dernier permettra de réaliser dans l’entreprise. Il faut se demander si c’est vraiment l’outil ou la fonctionnalité dont on a besoin pour gagner du temps ou pour produire un travail utile à l’entreprise. Et les tableaux croisés dynamiques n’échappent pas à cette règle.
Beaucoup de temps est perdu en formations inutiles parce qu’il n’y a pas eu de vrai questionnement en amont. Un questionnaire de positionnement aussi poussé qu’il soit donne une idée du niveau des stagiaires (et encore…) mais il ne permet pas d’adapter la formation aux besoins.
C’est pourquoi, l’élaboration d’un programme de formation doit être l’aboutissement d’une analyse fine des besoins grâce à une enquête menée par le formateur auprès des différents acteurs concernés. Le formateur doit avoir une idée précise de ce que font les utilisateurs à leur poste et de ce qu’on leur demande de produire pour pouvoir proposer le programme de formation le plus adapté.